La presente política de privacidad (“Política de Privacidad”) tiene como objeto laprotección de los datos personales que administre, gestione o use Ibibo Group Colombia S.A.S. (“Ibibo”) endesarrollo de su actividad comercial a través del sitio web www.redbus.co (“SitioWeb”) y de las aplicaciones móviles ligadas a dicho sitio web. La Política de Privacidad de Ibibo está dividida endos apartes: (i) las Políticas y Procedimientos en relación con el derecho fundamental de Habeas Data y, (ii) lasPolíticas y Procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales.
Objeto:
El objeto de este manual es buscar garantizar el derecho fundamental de Habeas Data a todas las personas quehayan entregado información objeto de esta especial protección a Ibibo, en el desarrollo de su objetosocial.
Definiciones:
- Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere lainformación que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data.
- Fuente de información – Fuente: Es la persona, entidad u organización que recibe oconoce datos personales de los Titulares de la información, en virtud de una relación comercial o deservicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del Titular de lainformación, suministra esos datos a un Operador de información, el que a su vez los entregará alUsuario final.
- Operador de información – Operador: Se denomina operador de información a la persona,entidad u organización que recibe de la Fuente de información datos personales sobre varios Titulares dela información, los administra y los pone en conocimiento de los Usuarios.
- Usuario: El usuario es la persona natural o jurídica que puede acceder a informaciónpersonal de uno o varios Titulares de la información suministrada por el Operador o por la Fuente, odirectamente por el Titular de la información.
- Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personasdeterminadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datospersonales pueden ser públicos, semiprivados o privados;
- Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de laConstitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros,los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que noestén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
- Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada,ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector ogrupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividadcomercial o de servicios.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevantepara el titular.
Calidades en que puede actuar Ibibo:
Ibibo podrá actuar como Operador, Fuente o Usuario, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigentey en este Manual.
Cuando Ibibo actúe como Fuente y entrega la información directamente a los Usuarios y no, a través de unOperador, Ibibo tendrá la doble condición de Fuente y Operador y asumirá los deberes y responsabilidades deambos. Ibibo actuando como Fuente de la información responderá por la calidad de los datos suministrados alOperador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta alcumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos delTitular de los Datos.
Cuando Ibibo actúe como Operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujetará alcumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos en la ley para garantizar la protección de losderechos del Titular de los Datos. Salvo que Ibibo cuando actúe como operador sea la misma Fuente de lainformación, y, por tanto, no tenga relación comercial o de servicios con el Titular, no será responsablepor la calidad de los datos que le sean suministrados por la Fuente.
Cuando Ibibo actúe como Usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujetará alcumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos delTitular de los Datos. En el caso en que Ibibo actuando como usuario a su vez entregue la informacióndirectamente a un Operador, tendrá la doble condición de Usuario y Fuente, y asumirá los deberes yresponsabilidades de ambos.
Principios en la administración de Datos personales
- Principio de veracidad o calidad de los registros o datos La información contenida enlos bancos de datos que administre Ibibo debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable ycomprensible. Ibibo se abstendrá de realizar el registro y divulgación de datos parciales, incompletos,fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de finalidad Ibibo dará a conocer al Titular de la información la finalidadpara la cual recauda la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la respectivaautorización.
- Principio de circulación restringida En la administración de datos personales, Ibibose sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, a las disposiciones legales y alos principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidadde la información y la finalidad.
- Principio de temporalidad de la información Ibibo no suministrará información aUsuarios o terceros cuando deje de servir para la finalidad para la cual fue recaudada.
- Principio de interpretación integral de derechos constitucionales En el manejo de lainformación sobre Datos personales Ibibo interpretará la normatividad vigente en el sentido de que seamparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre,el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Ibibo interpretará losderechos de los Titulares en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la informaciónprevisto en la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables;
- Principio de seguridad Ibibo manejará los Datos Personales que recaude o suministrecon las medidas técnicas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando suadulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado;
- Principio de confidencialidad Ibibo propenderá para que todas sus empleados ycolaboradores, asesores y relacionados que intervengan en la administración de los Datos personales queno tengan la naturaleza de públicos garanticen la reserva de la información, inclusive después definalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos.
Circulación de la Información:
La información personal recolectada o suministrada por Ibibo de conformidad con lo dispuesto en la ley a losOperadores podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personasy en los siguientes términos:
- A los Titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante elprocedimiento de consulta aquí previsto.
- A los Usuarios de la información, dentro de los parámetros de la ley.
- A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
- A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información correspondadirectamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.
- A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa,cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
- A otros Operadores, cuando se cuente con autorización del Titular, o cuando sin ser necesaria laautorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad quecomprenda la que tiene el Operador que entrega los datos.
- A otras personas autorizadas por la ley.
Derechos de los Titulares de la Información :
Los Titulares de los Datos Personales que sean recolectados o suministrados por Ibibo tendrán los siguientesderechos:
- With Ibibo acting as Operator:
- Ejercer el derecho fundamental al hábeas data mediante la utilización de los procedimientos deconsultas o reclamos, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales y legales.
- Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales o legales mediantela utilización del procedimiento de reclamos y peticiones.
- Solicitar prueba de la certificación de la existencia de la autorización expedida por la Fuenteo por el Usuario.
- Solicitar información acerca de los Usuarios autorizados para obtener información.
Sin perjuicio que la administración de información pública no requiere autorización del Titular,Ibibo en la administración de los Datos personales se sujeta al cumplimiento de los principios de laadministración de los mismos.
- Frente a Ibibo cuando este actúe como Fuente de la información:
- Ejercer los derechos fundamentales al hábeas data y de petición, cuyo cumplimiento se podrárealizar a través del Operador, cuando esta figura exista, conforme lo previsto en losprocedimientos de consultas y reclamos establecidos en este documento.
- Solicitar información o pedir la actualización o rectificación de los Datos, lo cual realizaráel Operador, con base en la información aportada por la Fuente, conforme se establece en elprocedimiento para consultas y reclamos aquí desarrollados.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando la misma sea requerida.
- Frente a Ibibo cuando este actúe como Usuario:
- Solicitar información sobre la utilización que el Usuario le está dando a la información, cuandodicha información no hubiere sido suministrada por el Operador, o cuando no se requiera lafigura del Operador.
- Solicitar prueba de la autorización, cuando ella sea requerida.
Deberes de Ibibo cuando actúa como Operador:
Ibibo tendrá a cargo los siguientes deberes cuando actúe como Operador de la información correspondiente aDatos Personales:
- Garantizar, en todo tiempo al Titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho dehábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista orepose en el banco de datos, y solicitar la actualización o corrección de datos, todo lo cual serealizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos, conforme lo previsto en el presentedocumento.
- Garantizar, que en la recolección, tratamiento y circulación de datos, se respeten los demás derechos delos Titulares consagrados en la ley.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que, de conformidad con lo previsto en lasnormas legales, pueden tener acceso a ella.
- Cumplir con el presente manual de políticas y procedimientos, el cual garantiza el adecuado cumplimientode los derechos fundamentales al habeas data y de petición de los Titulares.
- Solicitar la certificación a la Fuente de la existencia de la autorización otorgada por el Titular,cuando dicha autorización sea necesaria.
- Conservar con las debidas seguridades los registros almacenados para impedir su deterioro, pérdida,alteración, uso no autorizado o fraudulento.
- Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que lereporten novedades las Fuentes.
- Tramitar las peticiones, consultas y los reclamos formulados por los Titulares de la información, en lostérminos señalados en el presente manual.
- Indicar en el respectivo registro individual que determinada información se encuentra en discusión porparte de su Titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la mismay no haya finalizado dicho trámite.
- Circular la información a los Usuarios dentro de los parámetros establecidos por el presente manual y loregulado en la ley.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con elcumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
Deberes de Ibibo cuando actúa como Fuente de Información:
Ibibo deberá cumplir con los siguientes deberes cuando actúe como Fuente de Información:
- Garantizar que la información que se suministre a los Operadores de los bancos de datos o a los Usuariossea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Reportar, de forma periódica y oportuna al Operador, todas las novedades respecto de los datos quepreviamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la informaciónsuministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los Operadores.
- Reportar oportunamente la información al Operador.
- Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada porlos Titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los Operadores ningún dato cuyosuministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria.
- Certificar, semestralmente al Operador, que la información suministrada cuenta con la autorización,cuando esta sea requerida.
- Resolver los reclamos y peticiones del Titular conforme se estipula en el presente manual, y loestablecido en la ley.
- Informar al Operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su Titular,cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de queel Operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dichotrámite.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con elcumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
Deberes de Ibibo cuando actúa como Usuario de Información referente a Datos personales:
Ibibo deberá cumplir con los siguientes deberes cuando actúe como Usuario de información referente a Datospersonales:
- Guardar la confidencialidad sobre la información que les sea suministrada por los Operadores de losbancos de datos, por las Fuentes o los Titulares de la información y utilizar la información únicamentepara los fines para los que le fue entregada.
- Informar a los Titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.
- Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida,alteración, uso no autorizado o fraudulento.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con elcumplimiento de la ley, en lo referente al derecho fundamental de Habeas data.
Trámite de Peticiones, Consultas y Reclamos.
Ibibo tramitará las peticiones, consultas y reclamos relativos al derecho de habeas data de los Titulares dela información de acuerdo con el siguiente procedimiento:
- Trámite de consultas: Los Titulares de la información o sus causahabientes podránconsultar la información personal del Titular, que repose en cualquier banco de datos administrado porIbibo. Ibibo suministrará a estos, debidamente identificados, toda la información contenida en elregistro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La petición o consultadeberá realizarse de forma escrita al correo electrónico contacto@redbus.co
La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partirde la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro dedicho término, Ibibo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando lafecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) díashábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Ibibo atenderá de fondo la petición o consulta, suministrando integralmente toda la informaciónsolicitada.
- Trámite de reclamos: Los Titulares de la información o sus causahabientes queconsideren que la información contenida en su registro individual en un banco de datos administrado porIbibo debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo ante Ibibo, el cual serátramitado bajo las siguientes reglas:
La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido alcorreo electrónico contacto@redbus.co , con laidentificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, ysi fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de queel escrito resulte incompleto, Ibibo oficiará al interesado para que subsane las fallas.Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaciónrequerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
Una vez recibido la petición o reclamo completo Ibibo incluirá en el registro individual en untérmino no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturalezadel mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y deberá incluirseen la información que se suministra a los Usuarios.
El término máximo en el que Ibibo atenderá la petición o reclamo será de quince (15) días hábilescontados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender lapetición dentro de dicho término, Ibibo informará al interesado, expresando los motivos de la demoray señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En los casos en que exista una fuente de información independiente de Ibibo, este último deberá dartraslado del reclamo a la Fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual resolverá einformará la respuesta a Ibibo en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, Ibibodará respuesta al titular en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del díasiguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más,según lo indicado en el numeral anterior. Si el reclamo es presentado ante la Fuente, esta procederáa resolver directamente el reclamo, pero deberá informar a Ibibo sobre la recepción del reclamodentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento ala obligación de incluir la leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo dentrodel registro individual, lo cual deberá hacer Ibibo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes ahaber recibido la información de la Fuente.
Para dar respuesta a la petición o reclamo, Ibibo o la fuente, según sea el caso, realizará unaverificación completa de las observaciones o planteamientos del Titular, asegurándose de revisartoda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al Titular.
Cuando el Titular busque amparar su derecho al Hábeas data a través de un proceso judicial y una vezla Fuente haya sido notificada de la demanda informará al Operador dentro de los dos (2) díashábiles siguientes, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda quediga “información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma dentro del registro individual,lo cual deberá hacer el Operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido lainformación de la Fuente y por todo el tiempo que tome obtener un fallo en firme. Igualprocedimiento deberá seguirse en caso que la Fuente inicie un proceso judicial contra el Titular dela información, referente a la obligación reportada como incumplida, y este proponga excepciones demérito.
Objeto:
El presente Manuel de políticas y procedimientos tiene como objeto garantizar que el tratamiento de los datospersonales que sean recibidos, solicitados o entregados por parte de Ibibo y que sean susceptibles detratamiento conforme con la ley, se realice atendiendo la protección legal establecida sobre la materia, yen especial garantizando los derechos de los Titulares de los datos.
Definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar acabo el Tratamiento de Datos personales;
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formatogenerado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datospersonales. En el Aviso de Privacidad Ibibo comunicará al Titular la información relativa a laexistencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder alas mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de Datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o variaspersonas naturales determinadas o determinables;
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevantepara el Titular.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidaddel Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen elorigen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, lapertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses decualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición,así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, realice elTratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, Ibibo podrá realizar eltratamiento de sus datos personales a través de Encargados.
- Responsable del Tratamiento:: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decidasobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, Ibibo de acuerdo con la ley es Responsable deTratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos personales,tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
- Responsable:
- Denominación: Ibibo Group Colombia S.A.S.
- Ciudad: Cl 118 # 19 52 Of 204 Ed Acocentro, Bogotá.
- Correo Electrónico: contacto@redbus.co
- Área a cargo: Departamento de servicio al cliente y Marketing.
- Ibibo comunicará a los Titulares cualquier cambio en las Políticas de Privacidad, antes de suimplementación.
Principios de la Protección y Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y ejecución de las políticas de protección y Tratamiento de Datos PersonalesIbibo se regirá por los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse alo establecido en la ley;
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima deacuerdo con la Constitución y la Ley, la cual Ibibo informará al Titular;
- Principio de libertad: Ibibo sólo ejercerá el Tratamiento con el consentimiento,previo, expreso e informado del Titular. Ibibo no obtendrá ni divulgará datos personales sin previaautorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Ibibo no realizará el Tratamiento de datosparciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de transparencia: En el Tratamiento Ibibo garantizará el derecho del Titulara obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sinrestricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Principio de acceso y circulación restringida: En el Tratamiento Ibibo se sujeta a loslímites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y laConstitución. En este sentido, Ibibo realizará el Tratamiento sólo por personas autorizadas por elTitular y/o por las personas previstas en la ley
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable delTratamiento o Encargado del Tratamiento (de acuerdo con la calidad en la que se actúe o la figura que seutilice), se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias paraotorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso noautorizado o fraudulento;
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento dedatos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de lainformación, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende elTratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellocorresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.
- En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, en la recolección de datos Ibibo deberálimitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual sonrecolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstosen la ley, Ibibo no recolectará datos personales sin autorización del Titular
Personas a las que se les puede suministrar la información
Ibibo suministrará la información relativa a los datos personales que estén bajo a su administración a lassiguientes personas:
- A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Tratamiento de Datos personales Sensibles
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i)cuando el Titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interésvital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, (iii) el tratamiento es efectuadoen el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG,asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosao sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactosregulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para elreconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga unafinalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes ala supresión de identidad de los Titulares.
Tratamiento de Datos personales de los niños, niñas y adolescentes:
Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de losniños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucionalprecisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siemprey cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas yadolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.
Para tal efecto, Ibibo, sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta que el Tratamiento de losDatos personales de menores de edad debe responder al interés superior de ellos y que debe asegurarse elrespeto de sus derechos fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud.
Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un representante, elrepresentante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado previamente al otorgamiento dela autorización y valorará la opinión del menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad paraentender el asunto.
Adicionalmente, para este documento se incluyen los siguientes roles:
Administrador de base de datos personales: Funcionario de Ibibo o Encargado que tiene a cargo y realizaTratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
Departamento de servicio al cliente y Marketing coordinará y tramitará la atención y respuesta de laspeticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales que los Titularesrealicen a Ibibo.
Finalidad y Tratamiento al que serán sometidos los Datos personales
Ibibo trata los Datos personales de sus clientes, usuarios, aliados, empleados, funcionarios, contratistas yproveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza directamente, a través de susempleados, funcionarios o por parte de mandatarios encargados de ello.
Asimismo, comparte los datos con terceros ubicados en Colombia y en exterior con quienes se celebra contratospara la transferencia y/o trasmisión de datos personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlosseguros y protegidos de conformidad con las reglas y estándares aplicables y en atención a las normasespecíficas sobre la materia.
En todo momento, los Titulares podrán, de manera gratuita conocer, actualizar, rectificar y corregir suinformación personal.
El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia,transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley, y se realiza con las siguientes finalidadesespecíficas:
- Promoción y publicidad de los productos y servicios ofrecidos por Ibibo al público, a través de:
- Respuestas a las preguntas realizadas por los usuarios;
- Elaboración seguimiento y evaluación sobre la prestación del servicio a cada cliente, de acuerdocon la experiencia particular.
- Envío de información y contenido de interés específico.
- Ofrecimiento de servicios personalizados para cada usuario acorde con la información recolectaday los intereses particulares.
- Mantener comunicación periódica y efectiva con los usuarios de nuestra plataforma, clientes, afiliados,empleados, funcionarios, proveedores, y cualquier persona respecto de la cual estemos autorizados paraefectuar el Tratamiento de sus Datos personales, por medio de:
- Ofrecimiento y promoción, por cualquier medio, de los servicios prestados por Ibibo, porcompañías vinculadas o por cualquier otra compañía;
- Envío de invitaciones para participar en proyectos, estudios y/o eventos organizados por Ibibo,sus empresas vinculadas o relacionadas, así como cualquier otra compañía que tenga algún tipo derelación con los servicios prestados a través de la plataforma.
- Lograr una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por Ibibo a través de:
- Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por losusuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con ocasión de actividades desarrolladaspor Ibibo.
- Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.
- La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en servidores ubicadosdentro y/o fuera de Colombia.
- Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los Titulares delos Datos personales y la compañía.
Deberes del Responsable del Tratamiento
Cuando Ibibo actúe como Responsable del Tratamiento de Datos personales tendrá a su cargo el cumplimiento delos siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorizaciónotorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten porvirtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa,exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas lasnovedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidasnecesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento estépreviamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad yprivacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en las disposiciones legales.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de laley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por partedel Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos deseguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que la autoridad de vigilancia imparta en relación con elcumplimiento de la ley, en lo referente a la protección y Tratamiento de los Datos personales.
Derechos de los Titulares
Los Titulares de datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos personales frente a los Responsables del Tratamiento oEncargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente seexceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud,respecto del uso que le ha dado a sus Datos personales.
- Presentar ante la entidad de supervisión y vigilancia quejas por infracciones a lo dispuesto en lacitada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten losprincipios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederácuando la entidad de supervisión y vigilancia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable oEncargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Ibibo conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para elTratamiento de los mismos.
Políticas adoptadas por Ibibo para la protección y Tratamiento de los Datos personales
Ibibo adopta las siguientes políticas para la protección y el Tratamiento de los Datos Personales:
- Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección deDatos personales.
- Ibibo realiza el tratamiento de Datos Personales para lo cual deberá obtener la Autorización por mediode un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal otelefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de formainequívoca que sin el consentimiento del Titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenadosen medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras einequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimientopara el manejo de sus Datos Personales.
- Ibibo solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas deésta.
- Toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por Ibibo deberá corresponder a las finalidadesmencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite.
- El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable ycomprensible. Ibibo mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el Titularinforme oportunamente sus novedades.
- Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios de Ibibo que cuenten con el permisopara ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o porlos Encargados.
- Ibibo no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos decomunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas quepermitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el Titular.
- Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por Ibibo como confidencial, aun cuando larelación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal e Ibibo haya finalizado.
- El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus DatosPersonales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas dePrivacidad.
- Ibibo suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titularpara corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella quehaya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga Autorización o sea prohibida.
- Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte delTitular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, Ibibo deberá entregar dichainformación.
- A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases dedatos de Ibibo, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipoparcial de la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades,Ibibo podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no procedadicha revocatoria.
- Las políticas establecidas por Ibibo respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadasen cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y lasmismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestospor Ibibo para que los Titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios quese produzcan en ella.
- Los Datos Personales solo podrán ser Tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de sutratamiento lo justifique.
- Ibibo será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información cuando setrate del uso de Datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de susderechos fundamentales.
- Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidastanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada,adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
- Cuando finalice alguna de las labores de Tratamiento de Datos Personales por los terceros, contratistaso Encargados del Tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con Ibibo,éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigentesobre la materia.
- Ibibo no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuentencon los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en laSIC.
- El Titular de los datos personales puede ejercer, principalmente, sus derechos mediante la presentaciónde consultas y reclamos ante Ibibo, a través del correo electrónico: contacto@redbus.co
- Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, Ibibo deberá garantizarque la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable ycomprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar paraque la información siempre se mantenga actualizada.
- En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, Ibibosuministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento cuente con laautorización del Titular cuando esta se requiera.
- Ibibo Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, de existir uno, cuandodeterminada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado lareclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que en todomomento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titularestablecidas por la Ibibo.
imitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales.
Ibibo sólo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que searazonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a lasdisposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales,jurídicos e históricos de la información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, Ibibo o el Encargado del Tratamiento, segúncorresponda, procederán a la supresión de los Datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, losDatos personales deberán ser conservados, cuando así se requiera, para el cumplimiento de una obligaciónlegal o contractual.
Autorización:
Ibibo Group Colombia SAS, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, a efectos de realizar elTratamiento de sus Datos personales, obtendrá del Titular la autorización previa e informada, la cual deberárecabar por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Ibibo en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales establecerá mecanismos para obtener laautorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en laley, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos quefaciliten al Titular su manifestación automatizada.
La autorización deberá manifestarse: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductasinequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización.
Ibibo conservará prueba de la Autorización otorgada por los Titulares de Datos personales para el Tratamientode los mismos.
- Casos en que no es necesaria la Autorización
Ibibo no requerirá la Autorización del Titular para elTratamiento de sus Datos personales cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funcioneslegales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos ocientíficos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- Información al Titular
Ibibo cuando actúe como Responsable del Tratamiento, al momento de solicitaral Titular la Autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versensobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
- Los derechos que le asisten como Titular;
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
Ibibo conservará prueba del cumplimiento de lo previsto en este numeral y, cuando el Titular losolicite, le entregará copia de la información.
Procedimiento para el Ejercicio de Derechos por Parte de los Titulares
Los Titulares de Datos personales deben dirigir sus consultas, solicitudes o reclamos en forma escrita alcorreo electrónico contacto@redbus.co. Para el efecto harán uso delFormato de Solicitudes y Reclamaciones sobre el Tratamiento de Datos Personales que se adjunta (Ver AnexoI).
- Procedimiento para solicitudes y consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar lainformación personal del Titular que repose en cualquier base de datos que administre Ibibo. ElResponsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda lainformación contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación delTitular.
Ibibo debe atender las solicitudes y consultas en un término de diez (10) días hábiles contados apartir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo,se deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderásu solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.
- Procedimiento en caso de reclamos
El titular o causahabiente que considere que la informacióncontenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuandoadvierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en lapresente Política, podrá presentar un reclamo a Ibibo, el cual será tramitado bajo las siguientesreglas:
La solicitud de rectificación debe contener mínimo la siguiente información:
- El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, y nombre ydomicilio del Titular de su representante legal, si actúa a través de este.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los Datos personales respecto de los cuales el Titular buscaejercer alguno de los derechos.
- En caso dado, adjuntar otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datospersonales.
El reclamo se dirigirá a la Oficina de Protección y Tratamiento de Datos Personales, a través de losdepartamentos de servicio al cliente y Marketing, si el reclamo resulta incompleto, se requerirá alinteresado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane lasfallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitantepresente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamoen trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyendadeberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del díasiguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dichotérmino, Ibibo informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá sureclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimientodel primer término.
- Procedimiento para la revocatoria de la Autorización y/o solicitud de supresión del dato:
LosTitulares podrán en todo momento solicitar a Ibibo, la supresión de sus datos personales y/o revocarla autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo,de acuerdo con lo establecido en el presente manual.
Si vencido el término legal respectivo, Ibibo, no hubiere eliminado los datos personales, el Titulartendrá derecho a solicitar a la autoridad de supervisión y vigilancia que ordene la revocatoria dela autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante lo anterior, a solicitud de supresión de la información y la revocatoria de laautorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en labase de datos.
Modificaciones y Vigencia
Las modificaciones que se realicen a la presente política se publicarán en la página web y entrarán envigencia cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de la publicación.
La última modificación a la Política de Privacidad de Ibibo Group Colombia S.A.S. se realizó el 09 deseptiembre de 2019 y entró en vigencia el 09 de septiembre de 2019.